Johanna Dämmrich

Im Anschluss an eine Evaluierung im Jahr 2008 wurde am Leibniz Institut
für Alternsforschung -- Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) nach einer
Datenbanklösung für die nächste Evaluierung gesucht. In dieser Zeit gab
es nur wenige Anbieter und die Entscheidung fiel auf das
Forschungsinformationssystem FACTScience, da das Programm eine hohe
Flexibilität bietet, individuelle Anpassungen und die Erstellung der
Evaluierungsunterlagen nach den Kriterien der Leibniz Gemeinschaft
ermöglicht sowie zu diesem Zeitpunkt bereits in zwei Leibniz-Instituten
verwendet wurde. 2012 wurde das Programm FACTScience dann in Betrieb
genommen.

**Zentrale Bausteine von FACTScience, Datenerfassung und -Verwaltung**

Die Software FACTScience vom Hersteller [QLEO](http://www.qleo.de) ist
ein umfassendes Datenmanagementsystem, das die Bereitstellung von Daten
im Format des Kerndatensatz Forschung (KDSF) ermöglicht und für die
Erfüllung der umfangreichen Berichtspflichten eines Leibniz Institutes
genutzt werden kann. Es ist modular aufgebaut und bietet drei zentrale
Anwendungsbausteine:

1.  Aufbauorganisation und Personen:  
    Erfassen, Integrieren und Zuordnen von Personen in ihren Funktionen
    in die Einrichtungshierarchie; inklusive Stammdatenmanagement.
2.  Leistungserfassung und Evaluierung:  
    Erfassen, Integrieren, Evaluieren und Reporting von Leistungsdaten
    aus Forschung, Lehre, Internationalisierung, Gleichstellung etc.;
    inklusive leistungsorientierte Mittelvergabe
3.  Studienplanung und Lehrorganisation:  
    Systemlösung für Studienplanung, Prüfungsorganisation,
    Veranstaltungsmanagement, Praktisches Jahr-Verwaltung

Am FLI sind bislang die ersten beiden Bereiche durch FACTScience
umgesetzt. Für alle Mitarbeitenden werden folgende Komponenten erfasst:
Publikationen, Projekte, Zusatzinformationen (Indikatoren wie
Tagungsteilnahmen, Preise, Mitgliedschaften in Gremien etc.) sowie
Vernetzung (Indikatoren wie Veranstaltungsorganisation, Gastvorträge,
Promotionen, Forschungsreisen, Patente etc.).

Die Stammdaten der Personen werden aus dem Personalsystem des Institutes
(SAP) importiert. Die Eingabe der wissenschaftlichen Leistungen erfolgt
zentral, dezentral und semi-dezentral. Die Mitarbeitenden können über
ein Webportal im Intranet selbst Daten eingeben, oder durch die
Sekretariate Daten eingeben lassen. Für eine von der Anzahl der Lizenzen
abhängige Zahl von Mitarbeitenden ist die Eingabe über eine eigene
Software, den Rich Client, möglich.

Nach der Dateneingabe werden die eingetragenen Daten durch zentrale
Stellen kontrolliert. Zur Organisation der Datenkontrolle können
Arbeitslisten konfiguriert werden, die z.B. alle neuen Einträge oder
Einträge mit immer wiederkehrenden Fehlern zum Bearbeiten anzeigen.
Weiterhin wird die Organisation der Datenvalidierung durch ein
umfangreiches Rechtemanagement sowie zahlreiche Optionen für die
Statusverwaltung einzelner Einträge unterstützt. Ein System aus Icons
ermöglicht den Aufbau von Ampelsystemen, die zur übersichtlichen Anzeige
von Einträgen dienen und dem Bearbeitenden z.B. Korrekturstatus oder
Bestätigungsstatus auf den ersten Blick anzeigen.

Neben der direkten Eingabe bietet FACTScience verschiedene
Importanwendungen und Schnittstellen. Am FLI sind Importe aus SAP
(Personendaten, Projektdaten) und PubMed (Publikationsdaten) sowie
Importe größerer Datenmengen aus Excel, z.B. für Datenübernahmen beim
Aufbau des Systems, kundenspezifisch programmiert.

**Datenausgabe und Berichte sowie Export der Daten auf die Webseite**

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat Zugang zu den Daten zur
eigenen Person. Für definierte Gruppen an Personen (z.B.
Gruppenleitungen) bietet FACTScience auch den Zugang zu Daten der
jeweiligen Gruppe an, Administratoren haben Zugriff auf die Daten aller
Mitarbeitenden.

Um die vielen Berichtspflichten zu bedienen, bestehen verschiedene
Export-Möglichkeiten:

1.  Konfigurationen definierter Berichtsausgaben in den Formaten HTML,
    DOC, XLS, XML, PDF
2.  Durch das SQL-Tool: Programmatische Abfragen, Ausgabe im
    Tabellenformat

Ein weiteres Feature, das beim FLI Anwendung findet, ist die Spiegelung
von Daten aus FACTScience auf die Webseite. Neben einem übersichtlichen
und auf aktuellsten Daten beruhenden Internetauftritt erreicht man
hiermit zudem eine erhöhte Motivation der Mitarbeitenden, ihre Daten
einzugeben und zu pflegen.

Die [Forschungsdatenbank der
Charité](https://forschungsdatenbank.charite.de/ForschungDB/ForschungDB/Recherche?0),
die ebenfalls auf FACTScience basiert, ist ein gutes Beispiel für eine
automatische Schnittstelle aus FACTScience. Dabei werden
Forschungsprojektdaten und Publikationsdaten der Öffentlichkeit
strukturiert im Internet präsentiert.

**Conclusio: Ist FACTScience die richtige Software?**

Die Beantwortung dieser Frage hängt stark von den individuellen
Kompetenzen und den Entscheidungsstrukturen der Einrichtung ab.
FACTScience ist „kein Programm von der Stange", das mit minimalen
Veränderungen passt. Um die Software optimal nutzen zu können, bedarf es
größerer Anpassungen, die anfangs zeitaufwendig sind, sich aber später
definitiv auszahlen. Die meisten Änderungen können nach der Aufbauphase
schnell und firmenunabhängig vorgenommen und damit neue Anforderung
kurzfristig problemlos umgesetzt werden. Über einen Wartungsvertrag mit
der Firma werden mehrmals im Jahr Updates für das Programm
bereitgestellt.

Man benötigt unbedingt Expertise in PostgreSQL und HTML, gute Kenntnisse
in Datenbankstrukturen und der Verwendung einzelner Attribute durch
regelmäßige Anwendung des Programmes sowie Schulungen. Wenn jedoch diese
Fähigkeiten und zeitliche Ressourcen vorhanden sind, bietet FACTScience
eine hohe Flexibilität und Individualität. Steht die Expertise an der
Einrichtung nicht zur Verfügung, können Anpassungen auch über einen
zusätzlichen Wartungsvertrag und ein Ticketsystem bei der Firma
beauftragt werden.

Die große Flexibilität setzt intern ein hohes Verantwortungsbewusstsein
und kurze Wege bei Entscheidungsprozessen voraus, da Datenschutzregeln
und Betriebsvereinbarungen bei allen Änderungen beachtet werden müssen.
Hilfreich in diesem Zusammenhang ist die offene Datenbankstruktur mit
der Möglichkeit zur Pflege von datenschutzrelevanten Informationen zu
jedem einzelnen Attribut in der Datenbank, die jederzeit über das
SQL-Tool eine Einsicht in das System zu Kontrollzwecken erlaubt.

 

**Autoren:** Claudia Müller, Leibniz Institut für Alternsforschung --
Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) und Johanna Dämmrich, Geschäftsstelle
der Leibniz-Gemeinschaft.


Im Anschluss an eine Evaluierung im Jahr 2008 wurde am Leibniz Institut für Alternsforschung – Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) nach einer Datenbanklösung für die nächste Evaluierung gesucht.

Messaggi di Rogue Scholar

FACTScience – ein flexibles System für Fortgeschrittene